Musterrechnung, Excel Vorlage und Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

In diesem Ratgeber zeigen wir anhand einer Musterrechnung und einer Excel Vorlage wie Kleinunternehmer eine Rechnung korrekt schreiben.

Dabei werden auch geeignete Rechnungsprogramme und die Besonderheiten für Kleingewerbetreibende, die gemäß §19 UStG die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, betrachtet.

Weiterhin wird der Ausweis der Umsatzsteuer thematisiert, sodass wir für alle Kleinunternehmer eine passende Vorlage oder Musterrechnung und Tipps parat haben.

Musterrechnung für Kleinunternehmer: Alle Pflichtangaben

Definition und umgangssprachliche Verwendung: Ein Kleinunternehmer ist laut EU-Recht als Gewerbetreibender definiert, der weniger als 2 Millionen Euro Umsatz jährlich erwirtschaftet und weniger als 10 Mitarbeiter hat. Wenn nicht anders erwähnt, dann bezieht sich der Begriff nachfolgend auf einen Kleingewerbetreibenden, der gemäß Kleinunternehmerregelung weniger als 17500€ Jahresumsatz macht und keine Umsatzsteuer auf der Musterrechnung ausweist.

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Die Pflichtangaben der Rechnung: In § 14 Abs. 4 UStG regelt der Gesetzgeber die Pflichtbestandteile von Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz. Diese dient als rechtliche Basis unserer Excel Vorlage und der Musterrechnung für Kleinunternehmer. Zur Ausstellung hat der Rechnungssteller gegenüber anderen Selbstständigen sechs Monate Zeit. Ganz wichtig ist es, dass Sie die folgenden Pflichtangaben ordnungsgemäß auf die Vorlage oder Rechnung schreiben, um Anerkennung vom Finanzamt zu erreichen:

1. Vollständiger Name und Adresse des Verkäufers
2. Vollständiger Name und Adresse des Käufers
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
4. Datum der Rechnung
5. Einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
6. Name und Menge der gehandelten Ware oder Umfang der erbrachten Dienstleistung
7. Hinweis zum Liefer- bzw. Leistungsdatum
8. Verweis auf § 19 UStG. wenn keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.

Umsatzsteuerbefreiung gemäß § 19 UStG für Kleinunternehmer

Rechnung ohne Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG schreiben: Auf unserer Musterrechnung für Kleinunternehmer findet sich kein Umsatzsteuerausweis. Der Grund liegt darin, dass bei einem Verzicht auf Umsatzsteuerzahlungen nach der Kleinunternehmerregelung, diese auch nicht beim Schreiben der Rechnung ausgewiesen werden darf.

Wer die Mehrwertsteuer dennoch ausweist, muss sie auch abführen. Damit dies nicht passiert, muss auf unserer Vorlage oder dem Rechnungsbeleg auf §19 des UStG verwiesen werden. Sie können hierfür einen der folgenden Sätze verwenden:

• Die Rechnungsstellung erfolgt ohne Berechnung der Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG.
• Der Rechnungsbetrag enthält keine Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG.
• Gemäß § 19 UStG ist in diesem Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
• Kein Ausweis der Umsatzsteuer, da Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.
• Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer auf den Rechnungsbetrag ausgewiesen.
• Wir betreiben ein Kleingewerbe: Gemäß § 19 UStG weist diese Rechnung keine Umsatzsteuer aus.

Hinweis zur Rechnungsnummer auf Vorlage

Die Rechnungsnummer muss der Kleinunternehmer immer fortlaufend und lückenlos weiter führen. Die Startnummer ist dabei dem Kleingewerbetreibenden überlassen. Sie können beispielsweise am 1. Januar mit 0000 starten oder auch 3459 als erste Zahl Ihrer Vorlage wählen. Starten Sie nicht bei 0000, dann ist es für Kunden schwerer Ihr Auftragsvolumen zu überblicken.

Es ist ebenfalls möglich zwei Zahlenreihen zu führen, wenn Kleinunternehmer unterschiedliche Rechnungsvorgänge trennen wollen. Beispielsweise kann die Rechnungsvorlage mit D0000 starten, wenn Sie Dienstleistungen anbieten und eine weitere Serie mit W0000 geführt werden, die den Warenverkauf belegt. Wichtig ist auf Vorlage oder Rechnungsbeleg nur die logische, fortlaufende und lückenlose Buchführung im Kleingewerbe.

Rechnung schreiben in Excel: Musterrechnung für Kleinunternehmer zum Download

Nachfolgend finden Sie zwei Excel Rechnungsdokumente im DIN-A4-Format. Eine Variante ist mit ausgewiesener Mehrwertsteuer, die andere ohne Umsatzsteuer implementiert. Die Ergebnisse der einzelnen Posten addieren sich automatisch und berechnen die Mehrwertsteuer von 19%. Sollten Sie einen anderen Mehrwertsteuerbetrag benötigen, dann passen Sie bitte die entsprechende Excel Formel an.

Weiterhin können Sie die Musterangaben auf der Rechnungsvorlage in Excel gegen Ihre persönlichen Angaben tauschen und damit Ihre eigene Rechnung schreiben. Bitte beachten Sie, dass Sie selbst dafür Sorge tragen müssen, dass die rechtlichen Vorhaben des Finanzamtes erfüllt sind.

Disclaimer: Die Musterrechnung für Kleinunternehmer und die Informationen in diesem Ratgeber, sind nach bestem Wissen und Gewissen erstellt und recherchiert. Jedoch übernimmt kleingewerbe-existenzgruendung.de aus rechtlichen Gründen für die Richtigkeit und Aktualität der Angaben keine Gewährleistung oder Haftung.

Gratis Excel Sheet zum Download 1: Musterrechnung für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG
Gratis Excel Sheet zum Download 2: Musterrechnung für Kleinunternehmer mit Umsatzsteuer

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Vorteile Rechnungsprogramm gegenüber Rechnung mit Excel Vorlage

Zu Beginn ist es eine gute Idee als Kleinunternehmer seine Rechnung nach unserer Vorlage aus Excel zu schreiben. Wird die Anzahl der Handelspositionen zu groß, dann empfiehlt sich der Umstieg von der Musterrechnung auf eine professionelle Buchhaltungssoftware.

Der Vorteil gegenüber der Excel Vorlage liegt beim Rechnungsprogramm in der vereinfachten Automatisierung von Angebotserstellung, Auftrag und Rechnung schreiben. Weiterhin kann die Steuererklärung beim Kleingewerbe nur noch elektronisch abgegeben werden.

Verfügt das Rechnungsprogramm über eine Schnittstelle zu ELSTER, dann langt dem Kleinunternehmer ein Knopfdruck zur Abgabe beim Finanzamt. Auch können moderne Programme den Austausch und die Kommunikation mit dem Steuerberater erleichtern, was teure Arbeitszeit erspart und die Gebühren der Rechnung verringert.

Letzte Aktualisierung der Produktboxen am: 27.07.2024 | Alle Preise dieser Seite sind inkl. MwSt. zzgl. Versandkosten | Affiliate Links & Bilder entstammen der Amazon Product Advertising API. | *=Affiliate Link