Dieser Beitrag behandelt die Buchführung beim Kleingewerbe und gehört zu unserer 12-teiligen Serie für Kleingewerbetreibende. Hier geht's zur Übersicht aller Ratgeber.
Kleingewerbe und Buchführung – für viele Selbstständige ist diese Kombination ein leidiges Thema. Insbesondere jungen Gründern fehlt häufig Erfahrung mit der Buchführungspflicht und Fehler bei der Rechnungsstellung können teure Folgen bewirken.
Dieser Ratgeber zeigt an einem Beispiel, wie Sie die Buchhaltung mit einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung kostenlos bewältigen können und was bei der Buchführungspflicht beachtet werden muss. Weiterhin finden Sie ein Muster Excel Sheet zum gratis Download, mit dem Sie die Buchführung Ihres Kleingewerbes bequem automatisieren und die Kostenübersicht im Nebengewerbe oder Hauptgewerbe behalten können.
Inhaltsverzeichnis dieser Seite
Wer darf die vereinfachte Buchführung beim Kleingewerbe anwenden?
Für die vereinfachte Buchhaltung müssen Kleingewerbetreibende beim Finanzamt zur Kleinunternehmerregelung votieren und folgende Umsatzgrenzen einhalten:
- Im vorangegangenen Geschäftsjahr darf der Umsatz 17.500€ nicht übersteigen.
- Im aktuellen Geschäftsjahr darf der Umsatz 50.000€ nicht übersteigen.
Der Unternehmer erhält dadurch eine Arbeitserleichterung und muss nicht mehr:
- den richtigen Umsatzsteuersatz herausrechnen
- die eigene Vorsteuer ermitteln
- monatlich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt einreichen
Auch darf auf Rechnungen gemäß Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer mehr ausgewiesen werden, weshalb der Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ auf jede Rechnung gehört. Aufgrund der einfachen Buchhaltung gelten die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) nicht. Eine Inventur, die Bewertung des Vorratsvermögens oder das Erstellen von Bilanzen entfällt für das Kleingewerbe.
Buchführung beim Kleingewerbe am praktischen Beispiel einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Wenn Sie die Buchführung beim Kleingewerbe mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung durchführen, dann müssen Sie lediglich Ihre Einnahmen auflisten und davon die Ausgaben abziehen, um auf Ihren Gewinn oder Verlust zu kommen.
Dieses vereinfachte Verfahren erspart die aufwendige Prozedur der doppelten Buchhaltung und kann bei Kleinunternehmen jederzeit eingesetzt werden. Bei den Posten müssen Sie neben dem Verwendungszweck zusätzlich das Datum auflisten und eine fortlaufende, lückenlose Nummerierung vergeben.
Mittlerweile gilt zur Buchführungspflicht im Kleingewerbe die standardisierte Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Dabei müssen Kostenarten, wie Reisekosten, Fortbildungskosten, Verpflegungsaufwendungen, etc. detailliert angegeben und aufsummiert werden.
Das nachfolgende Bild zeigt ein Beispiel für die Buchführung beim Kleingewerbe mittels einer fiktiven Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Wie man eine ordnungsgemäße Rechnung fürs Kleingewerbe erstellt, erfahren Sie in einem gesonderten Artikel:
Bei Durchführung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Ermittlung der Steuern am Jahresende sind folgende Punkte zu beachten:
- Die Anschaffung teurer Güter im Jahresverlauf, beispielsweise Büroausstattung oder ein Auto, ist oftmals nur über mehrere Jahre abzuschreiben.
- Die Abschreibung muss man zuerst aktivieren.
Aus diesem Grund kann beim Kauf eines teuren Artikels in der Buchführung des Kleingewerbes oftmals weniger an Kosten geltend gemacht werden, als man denkt.
Lesetipp: Wenn auch Sie überall Chancen und Risiken sehen, dann empfehlen wir Ihnen unsere Ratgeberserie zu Plus500, dem Hauptsponsor von Atletico Madrid.Wissenswertes und Tipps zur Buchhaltung beim Kleingewerbe
Die Verwendung des Gewinns für private Ausgaben, darf nicht zu den gewerblichen Ausgaben zugefügt werden und gehört somit auch nicht in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Kaufen Sie beispielsweise für 50€ Kleidung, die Sie für 200€ in Ihrem Gewerbe weiter verkaufen, dann beträgt Ihr Gewinn 150€. Wenn Sie sich von diesen 150€ bei einem Elektrogeschäft privat mit einer neuen Mikrowelle für 120€ eindecken, dann beträgt Ihr gewerblicher Gewinn weiterhin 150€ und nicht 30€.
Tipp: Achten Sie darauf die Buchhaltung zeitnah durchzuführen. Damit Sie die Buchführung für Ihr Kleingewerbe im Griff haben, sollten Sie täglich oder wöchentlich alle Belege sorgfältig abheften und fortlaufend durchnummerieren. Sammeln Sie bis dahin alle Belege in einer abschließbaren Box oder Schublade, damit keine wichtigen Unterlagen verloren gehen. Sollte dies doch einmal passieren, dann können Sie sich zur Not einen Eigenbeleg ausstellen. Wobei das Finanzamt diese aus nachvollziehbaren Gründen nicht gerne sieht und zum Teil auch nicht anerkennt. Gehen Sie akribisch vor und denken Sie an den alten Leitsatz „keine Buchung ohne Beleg“. Jeder Geldfluss ist schließlich für mehrere Jahre nachweisbar und entsprechend archiviert!
Die Buchführung in Excel automatisieren
Sie können die Buchführung Ihres Kleingewerbes in Excel automatisieren. Laden Sie sich hierfür bitte unser gratis Excel Sheet mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung als Download herunter. Es bietet Platz für jeweils 500 Einnahmen und Ausgaben. Bei Bedarf können Sie sich weitere Zellen ins Sheet kopieren. Für den Fall, dass Sie beim Anmelden im Rahmen der Kleinunternehmerregelung zur Umsatzsteuer votieren, finden Sie in Excel zusätzliche Spalten, um eine Umsatzsteuer von 19% oder 7% auszuweisen.
Ihre Eingaben werden automatisch aufsummiert und mit den Ausgaben gegengerechnet, sodass Sie alle Werte direkt ausgegeben bekommen. Bitte beachten Sie, dass das Finanzamt beim Kleingewerbe die Abgabe einer Buchführung in Excel wegen der leichten Manipulierbarkeit der Daten nicht anerkennt. Die Bilanz hat nur in ausgedruckter Fassung Gültigkeit. Weiterhin versuche ich das Excel Sheet und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung so aktuell und fehlerfrei wie möglich zu halten und Ihnen dieses als Hilfe zur Verfügung zu stellen. Ich übernehme jedoch keine Haftung für die Richtigkeit der Daten, heißt die Benutzung erfolgt auf eigene Gefahr. Anregungen zur Verbesserung dürfen Sie mir gerne zukommen lassen.
Vorteile einer Buchhaltungssoftware
Die Buchführungspflicht und Kostenübersicht für das Kleingewerbe lässt sich prima in unserem kostenlosen Excel Sheet erledigen. Allerdings gibt es auch einige Vorteile die dafür sprechen, die Buchhaltung mit einer speziellen Buchhaltungssoftware zu erledigen.
- Die Einnahme-Überschuss-Rechnung muss in elektronischer Form eingereicht werden. Verfügt die Buchhaltungssoftware über Direktanbindung ans Finanzamt, reichen Sie die Daten mit nur einem Klick ein.
- Mittels App oder Kameraanbindung lassen sich Belege in der Buchhaltungssoftware einfach digitalisieren und sogar automatisiert auslesen. Dies spart Zeit bei der Datenerfassung.
- Schnittstellen zu Finanzamt, Steuerberater oder Bank erleichtern Datentransfer und Kommunikation.
- Viele Kleingewerbe oder Nebengewerbe verlieren Zeit bei der Buchhaltung durch Angebot, Auftrag und Rechnung. Eine moderne Buchhaltungssoftware erleichtert den Prozess.
Buchführung als Trader
Wenn Sie Chancen und Risiken mögen und professionell mit Aktien oder CFDs traden, dann dient die Buchführung bei diesem Kleingewerbe auch der eigenen Übersicht und einfachen Depotverwaltung. Hier empfiehlt sich als Tabellenkalkulationsprogramm ebenfalls die Verwendung von Excel. Das handschriftliche Anlegen von Aktientagebüchern ist hingegen nicht zu empfehlen. Dies dient bestenfalls zur eigenen Übersicht, denn zur Vorbereitung der Kleingewerbe Steuererklärung.
Mit der Buchführung sollten Sie beim Traden alle wichtigen Informationen zu Ankauf und Verkauf der Finanzprodukte erfassen und auch die Handelszeiten notieren. Eine Spalte für den Handelsgrund und eine Spalte für persönliche Notizen sind ebenfalls empfehlenswert. Bei Handelsabschluss ist eine kurze Gewinn- und Verlustrechnung sinnvoll, welche man um anfallende Dividendenzahlungen und Kosten für zusammenhängende Trades ergänzt. Mit dieser Buchführung hat der Trader den Kontostand bei seinem Kleingewerbe immer im Blick. Er kann im Zweifelsfall über anfallende Rückfragen schnell Auskunft geben.
Letzte Aktualisierung der Produktboxen am: 27.07.2024 | Alle Preise dieser Seite sind inkl. MwSt. zzgl. Versandkosten | Affiliate Links & Bilder entstammen der Amazon Product Advertising API. | *=Affiliate Link