Kleingewerbe: Vorlage & Tipps zum Rechnung schreiben

Dieser Artikel zeigt, wie Sie beim Kleingewerbe eine Rechnung schreiben. Weiterhin bietet der Ratgeber Ihnen eine kostenlose Vorlage für Word, Excel oder ein Muster im PDF und gehört zu unserer 12-teiligen Serie für Kleingewerbetreibende. Hier geht's zur Übersicht aller Ratgeber.

Sobald Sie selbstständig sind, müssen Sie fürs Finanzamt Ihre gewerblichen Geldströme auflisten. Dies gilt auch fürs Kleingewerbe, bei dem Sie eine Rechnung für jede Transaktion schreiben müssen.

In diesem Ratgeber stellen wir die Unterschiede zwischen der Rechnungvorlage mit Mehrwertsteuer und einem Beleg ohne Umsatzsteuer, gemäß Kleinunternehmerregelung, dar.

Hierzu gehen wir einzelne Schritte anhand einer kostenlosen Musterrechnung im PDF-Format durch und bieten zusätzlich eine Rechnungvorlage in Excel, die Sie ebenfalls kostenlos als Muster downloaden dürfen.

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Warum muss man fürs Kleingewerbe eine Rechnung schreiben?

Am Jahresende müssen Sie als Selbstständiger bzw. Kleingewerbetreibender dem Finanzamt Rechenschaft ablegen und Ihre Jahresaktivitäten für die Steuern belegen. Dies bedeutet konkret, dass Sie für Ihr Kleingewerbe eine Rechnung zu jeder Transaktion schreiben und diese nachweisen müssen.

Dies ist die Grundlage für die Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) mit der Sie Ihre Gewinn-Verlust-Rechnung erstellen, um dem Finanzamt mitzuteilen, auf welcher Basis Ihre Einkommenssteuer berechnet wird.

Natürlich gibt es auch noch einen weiteren naheliegenden Grund, warum man mit einem Kleingewerbe eine Rechnung schreiben muss: Ihr Kunde kauft bei Ihnen ein und möchte (sofern er gewerblich handelt) seine Kosten beim Finanzamt absetzen und braucht dafür von Ihnen einen Nachweis.

Muster einer Rechnungsvorlage

Damit dieses Schriftstück anerkannt wird, muss das Rechnungsmuster nach einem bestimmten Schema geschrieben werden. Die nachfolgende Rechnungsvorlage zeigt die notwendigen Bestandteile einer Rechnung fürs Kleingewerbe mit und ohne Umsatzsteuer.

Je nachdem wofür Sie sich beim Anmelden Ihres Unternehmens entschieden haben, müssen Sie die Umsatzsteuer ausweisen oder per Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung nach §19 Umsatzsteuergesetz hinweisen.

Kleingewerbe Rechnung
Kleingewerbe Rechnung: Auf unserer Musterrechnung sehen Sie alle Angaben, die Sie auf Ihre Rechnungsvorlage schreiben müssen, damit der Beleg vom Finanzamt anerkannt wird.

Vorsteuerabzug bei Ausweis der Umsatzsteuer

Wird Umsatzsteuer ausgewiesen, dann ist wichtig, dass beim Rechnung schreiben fürs Kleingewerbe alle Vorschriften aus obiger Vorlage beachtet werden. Andernfalls kann die Anerkennung der Vorsteuer durch das Finanzamt abgelehnt werden. Unvollständige oder fehlerhafte Belege gefährden nämlich den Vorsteuerabzug des Käufers, wobei der Fiskus hier erfahrungsgemäß toleranzfrei reagiert.

Tipp: Wenn Sie als Kunde mit Anspruch auf Vorsteuerabzug bei einem Kleingewerbe einkaufen und der Verkäufer eine fehlerhafte Rechnung schreibt, dann müssen Sie diese umgehend reklamieren. Reichen Sie den fehlerhaften Beleg ein und kommt es durch Vorlage der Dokumente bei einer späteren Steuerprüfung zur Beanstandung, ist mit Steuernachzahlungen durch Vorsteuerkürzung zu rechnen.

Richtige Rechnung – Tipp zur Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer muss immer fortlaufend sein. Mit welcher Nummer Sie dabei anfangen ist Ihnen überlassen. Kleingewerbe können ab 1. Januar z.B. die Nummer 0000 auf die Rechnung schreiben oder mit 3104 beginnen. Letzteres hat den Vorteil, dass man der Nummer nicht entnehmen kann, wie viele Kunden bereits im Kalenderjahr bei Ihnen eingekauft haben.

Tipp: Es besteht auch die Möglichkeit verschiedene Vorlagen mit unterschiedlichen Rechnungsnummerserien auf die Rechnungen zu schreiben. Beispielsweise, wenn der Kleingewerbetreibende Einnahmen durch Warenverkauf und Dienstleistung verdient. So können Sie am Jahresanfang alle Warenverkäufe beispielsweise mit W0000 und alle Dienstleistungen mit D0000 beginnen lassen. Wichtig ist nur, dass Sie eine einmal begonnene Reihe immer fortlaufend und logisch weiterführen und keine Lücken in der Buchführung entstehen.

Musterrechnung fürs Kleingewerbe

Es ist empfehlenswert sich eine Vorlage bzw. eine Musterrechnung fürs Kleingewerbe zuzulegen. Somit sparen Sie Arbeit und können die Vorgaben des Finanzamtes leichter umsetzen. In § 14 des Umsatzsteuergesetzes stehen alle Bestandteile, die Sie auf die Rechnung schreiben müssen. Für Kleingewerbetreibende ist es vor Erstellung der Musterrechnung sicher nicht schädlich, dem Link zu folgen und sich den Paragraphen in Gänze anzutun. Für wen das Paragraphendeutsch ein Dorn im Auge ist, haben wir die Rechnungsbestandteile fürs Kleingewerbe nachfolgend zusammengefasst:

  1. Name und Anschrift des Verkäufers
  2. Name und Anschrift des Käufers
  3. Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte
  4. Liefertermin
  5. Ausstellungsdatum der Musterrechnung
  6. Die (fortlaufende, einmalige) Rechnungsnummer
  7. Steuernummer oder Umsatzsteuernummer
  8. Gegebenenfalls nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Nettobeträge
  9. und die darauf entfallenden Steuer-Beträge
  10. Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung (nur bei Rechnung fürs Kleingewerbe schreiben, Wichtig: Wer Umsatzsteuer ausweist, muss diese auch abführen!)

Die Musterrechnung, welche Sie auf dem Bild im vorherigen Absatz gesehen haben, können Sie nachfolgend gratis als Worddatei (musterrechnung-kleingewerbe.docx) oder PDF (musterrechnung-kleingewerbe.pdf) downloaden.

Excel Vorlage zur Kleingewerbe Rechnung

Für alle Selbstständigen, denen die Word- und PDF-Vorlagen zu statisch und unkomfortabel sind, habe ich noch eine Vorlage in Excel (rechnungsvorlage-kleingewerbe.xlsx) entworfen. Dieses Rechnungsmuster ist auf DIN-A4 genormt und kann einzelne Rechenschritte formelbasiert durchführen. So berechnet die Vorlage fürs Kleingewerbe beispielsweise die Umsatzsteuer und summiert die Rechnungsbeiträge automatisiert auf. Sie können bis zu zehn unterschiedliche Einträge bzw. Artikel mit der jeweiligen Stückzahl auf die Vorlage schreiben. Sollten Sie mehr verkaufen, dann müssen Sie sich weitere Zeilen in das Muster rein kopieren. Der Download und die Benutzung des Excelsheets mit der Vorlage sind natürlich ebenfalls gratis.




Letzte Aktualisierung der Produktboxen am: 10.12.2019 | Alle Preise dieser Seite sind inkl. MwSt. zzgl. Versandkosten | Affiliate Links & Bilder entstammen der Amazon Product Advertising API. | *=Affiliate Link