In diesem Ratgeber erfahren Sie alles darüber, wie Sie ein Kleinunternehmen gründen können und worauf Sie bei den wichtigsten Themen achten sollten. Diese sind beispielsweise Gründe für den Schritt in die Selbstständigkeit, sowie Kosten der Anmeldung, Steuern, Umsatzsteuer und Steuerberater. Wenn Sie Ihr Kleinunternehmen gründen, dann hilft Ihnen dieser Artikel ebenfalls bei der Thematik der Namensgebung, sowie die Wahl der Rechtsform.

Warum man ein Kleinunternehmen gründen sollte!

Ein Kleinunternehmen gründen ist ein einfacher und schneller Weg in die Selbstständigkeit. So kann auch testweise als Nebengewerbe gegründet werden und Schritt für Schritt, der Umfang und das Einkommen soweit gesteigert werden, dass es für eine Vollzeittätigkeit reicht. Grundsätzlich ist ein Kleinunternehmen nach EU-Recht als Gewerbe mit weniger als 10 Mitarbeitern oder einem Jahresumsatz von weniger als zwei Millionen Euro definiert. Vorteile durch die Gründung sind zum Beispiel Erleichterungen bei der Buchhaltung, sofern die doppelte Buchführung von Art und Umfang her nicht erforderlich ist und abhängig von der gewählten Rechtsform, niedrige Gründungskosten. Wer gar unterhalb von 17500€ Jahresumsatz bleibt, kann beim Anmelden auf seinem Kleingewerbeschein die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und sich den Aufwand und die Kosten rund um die Umsatzsteuer(-voranmeldung) sparen. In jedem Fall stellt ein Kleingewerbe ein sehr gute Einnahmequelle für ein Nebengewerbe dar und kann die Einnahmen der Haushaltskasse entscheidend verbessern.

Alle Infos zum Kleinunternehmen gründen

Nachfolgend habe ich die wichtigsten Bereiche zum Gründen eines Kleinunternehmens heraus gearbeitet und einzeln aufgelistet. Diese umfassen im Wesentlichen den Anmeldevorgang, sowie Kosten und Infos zum Thema Steuern und Steuerberater.

Kleinunternehmen anmelden

Wenn Sie beabsichtigen ein Kleinunternehmen zu gründen, dann müssen Sie dies beim zuständigen Gewerbeamt oder Ordnungsamt Ihrer Gemeinde anmelden. Sie benötigen neben Bargeld zum Bezahlen des Gewerbescheins, einen Personalausweis zur Verifizierung und müssen persönlich vor Ort erscheinen. Am besten überlegen Sie sich bereits vor dem Anmelden, welche Tätigkeiten Ihr Unternehmen umfasst und bringen entsprechende Nachweise zur Betriebserlaubnis direkt mit. Der Anmeldevorgang selbst ist sehr einfach gehalten und dauert nur wenige Minuten. Alle weiteren Formulare erhalten Sie in den folgenden Tagen per Post an die angegebene Unternehmensanschrift.

Lesetipp: Eine detaillierte Ablaufbeschreibung wie Sie Ihren Gewerbeschein beantragen und was es beim Kleinunternehmen gründen zu beachten gilt, um die Risiken und Kosten einer Gewerbeummeldung oder Gewerbeabmeldung zu minimieren, lesen Sie in unseren anderen Ratgebern.

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Infos zu Steuern, Umsatzsteuer und Steuerberater

Steuern sind wohl das komplexeste Thema, mit den weitreichendsten Folgen, wenn Sie ein Kleinunternehmen gründen. Beim Kleingewerbe ohne Ausweis der Umsatzsteuer, reicht noch eine simple Einnahmen-Überschuss-Rechnung am Jahresende um die Einkünfte zu ermitteln. Liegen Ihre jährlichen Einnahmen aus allen Einnahmequellen (Vermietung, Zinsen, Gewerbeerlös, etc.) über dem Einkommenssteuerfreibetrag (aktuell ca. 8300€), dann müssen Sie Einkommenssteuer abführen. Spätestens, wenn Sie Umsatzsteuer abführen und monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen müssen, sollten Sie ernsthaft darüber nachdenken, einen Steuerberater hinzuzuziehen. Der Steuerberater ist Fachmann für alle Arten von Steuern, unabhängig ob es um Gewerbesteuer, Umsatzsteuer oder Einkommenssteuer geht. Allerdings ist sein Dienst auch mit Kosten verbunden, die je nach Art und Umfang der Buchhaltung schnell einmal bei ca. 5% des Umsatzes liegen kann.

Kleinunternehmen gründen
Kleinunternehmen gründen: Vorab sollte man über die wesentlichen Dinge, wie Kosten beim Anmelden, Steuern, Steuerberater, Namensgebung oder auch die Rechtsform, Informationen einholen und die Gründung entsprechend der eigenen Bedürfnisse planen.

Namensgebung beim Kleinunternehmen gründen

Wenn Sie Ihr Kleinunternehmen gründen, dann müssen Sie ebenfalls die Regeln zur Namensgebung beachten. Wichtig ist bei Einzelunternehmen und GbRs, dass immer der Vor- und Nachname mit im Firmennamen stecken muss. Sinngebende und tätigkeitsbeschreibende Namen haben die Vorteile, dass potentielle Kunden aufgrund der Namensgebung besser einschätzen können, ob Ihr Unternehmen interessante Lösungen anbietet. Wenn Sie Ihr Kleinunternehmen gründen, dann beachten Sie bitte, dass die Angabe „Baumschule München – Max Mustermann“, beispielsweise ein deutlich sinnvollerer Firmenname, als die fantasievolle Namensgebung „BS24 – Max Mustermann“ ist.

Die Wahl der Rechtsform

Einzelunternehmen und GbRs sind als Rechtsform die einfachste und am häufigsten gewählte Gründungsart. Die Gründer haften mit Ihrem privaten Eigenkapital und tragen bei Verlust das volle Risiko. Dafür sind keine Gesellschafter oder Einlagen nötig, wie dies etwa bei der GmbH gegeben ist. Diese Rechtsform hat eine beschränkte Haftung in Höhe von 25000€, welche beim Anmelden als Einlage mitgebracht werden muss und das Risiko im Verlustfall dadurch deckelt. Weitere, eher selten genutzte Rechtsformen beispielsweise die UG oder Aktiengesellschaften (AGs).

Kosten beim Kleinunternehmen gründen

Die Kosten beim Gründen eines Kleinunternehmens sind sehr überschaubar. Wenn Sie nicht gerade eine GmbH als Rechtsform auswählen und 25000€ als betriebliche Einlage mitbringen müssen, dann kommen Sie in der Regel mit einem zweistelligen oder niedrigen dreistelligen Eurobetrag davon. Die reinen Kosten beim Anmelden variieren je nach Bundesland zwischen ca. 20€ und 60€. Falls Sie eine Betriebserlaubnis oder sonstige Bescheinigungen für Ihre Tätigkeit benötigen, kann deren Besorgung ebenfalls nochmal Geld kosten. Selbiges gilt beim Aufstellen von professionellen Businessplänen oder Existenzgründungsseminaren, sofern diese nicht im Rahmen eines Gründerzuschusses abgedeckt werden. Die Kosten für den Jahresbeitrag der IHK belaufen sich auf mindestens ca. 50€, je nach Umsatz des Unternehmens.

In diesem Ratgeber zeigen wir anhand einer Musterrechnung und einer Excel Vorlage wie Kleinunternehmer eine Rechnung korrekt schreiben.

Dabei werden auch geeignete Rechnungsprogramme und die Besonderheiten für Kleingewerbetreibende, die gemäß §19 UStG die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, betrachtet.

Weiterhin wird der Ausweis der Umsatzsteuer thematisiert, sodass wir für alle Kleinunternehmer eine passende Vorlage oder Musterrechnung und Tipps parat haben.

Musterrechnung für Kleinunternehmer: Alle Pflichtangaben

Definition und umgangssprachliche Verwendung: Ein Kleinunternehmer ist laut EU-Recht als Gewerbetreibender definiert, der weniger als 2 Millionen Euro Umsatz jährlich erwirtschaftet und weniger als 10 Mitarbeiter hat. Wenn nicht anders erwähnt, dann bezieht sich der Begriff nachfolgend auf einen Kleingewerbetreibenden, der gemäß Kleinunternehmerregelung weniger als 17500€ Jahresumsatz macht und keine Umsatzsteuer auf der Musterrechnung ausweist.

Lesetipp: Wenn auch Sie überall Chancen und Risiken sehen, dann empfehlen wir Ihnen unsere Ratgeberserie zu Plus500, dem Hauptsponsor von Atletico Madrid.

Die Pflichtangaben der Rechnung: In § 14 Abs. 4 UStG regelt der Gesetzgeber die Pflichtbestandteile von Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz. Diese dient als rechtliche Basis unserer Excel Vorlage und der Musterrechnung für Kleinunternehmer. Zur Ausstellung hat der Rechnungssteller gegenüber anderen Selbstständigen sechs Monate Zeit. Ganz wichtig ist es, dass Sie die folgenden Pflichtangaben ordnungsgemäß auf die Vorlage oder Rechnung schreiben, um Anerkennung vom Finanzamt zu erreichen:

  1. Vollständiger Name und Adresse des Verkäufers
  2. Vollständiger Name und Adresse des Käufers
  3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  4. Datum der Rechnung
  5. Einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
  6. Name und Menge der gehandelten Ware oder Umfang der erbrachten Dienstleistung
  7. Hinweis zum Liefer- bzw. Leistungsdatum
  8. Verweis auf § 19 UStG. wenn keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.
Musterrechnung Kleinunternehmer Vorlage Rechnung
Musterrechnung Kleinunternehmer: Vorlage und Rechnung benötigen zur Anerkennung durch das Finanzamt alle Pflichtangaben und den Hinweis zu §19 UStG. Bei der Verwendung von einem geeigneten Rechnungsprogramm lässt sich die Rechnungsstellung noch besser automatisieren.

Umsatzsteuerbefreiung gemäß § 19 UStG für Kleinunternehmer

Rechnung ohne Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG schreiben: Auf unserer Musterrechnung für Kleinunternehmer findet sich kein Umsatzsteuerausweis. Der Grund liegt darin, dass bei einem Verzicht auf Umsatzsteuerzahlungen nach der Kleinunternehmerregelung, diese auch nicht beim Schreiben der Rechnung ausgewiesen werden darf.

Wer die Mehrwertsteuer dennoch ausweist, muss sie auch abführen. Damit dies nicht passiert, muss auf unserer Vorlage oder dem Rechnungsbeleg auf §19 des UStG verwiesen werden. Sie können hierfür einen der folgenden Sätze verwenden:

  • Die Rechnungsstellung erfolgt ohne Berechnung der Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG.
  • Der Rechnungsbetrag enthält keine Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG.
  • Gemäß § 19 UStG ist in diesem Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
  • Kein Ausweis der Umsatzsteuer, da Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.
  • Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer auf den Rechnungsbetrag ausgewiesen.
  • Wir betreiben ein Kleingewerbe: Gemäß § 19 UStG weist diese Rechnung keine Umsatzsteuer aus.

Hinweis zur Rechnungsnummer auf Vorlage

Die Rechnungsnummer muss der Kleinunternehmer immer fortlaufend und lückenlos weiter führen. Die Startnummer ist dabei dem Kleingewerbetreibenden überlassen. Sie können beispielsweise am 1. Januar mit 0000 starten oder auch 3459 als erste Zahl Ihrer Vorlage wählen. Starten Sie nicht bei 0000, dann ist es für Kunden schwerer Ihr Auftragsvolumen zu überblicken.

Es ist ebenfalls möglich zwei Zahlenreihen zu führen, wenn Kleinunternehmer unterschiedliche Rechnungsvorgänge trennen wollen. Beispielsweise kann die Rechnungsvorlage mit D0000 starten, wenn Sie Dienstleistungen anbieten und eine weitere Serie mit W0000 geführt werden, die den Warenverkauf belegt. Wichtig ist auf Vorlage oder Rechnungsbeleg nur die logische, fortlaufende und lückenlose Buchführung im Kleingewerbe.

Rechnung schreiben in Excel: Musterrechnung für Kleinunternehmer zum Download

Nachfolgend finden Sie zwei Excel Rechnungsdokumente im DIN-A4-Format. Eine Variante ist mit ausgewiesener Mehrwertsteuer, die andere ohne Umsatzsteuer implementiert. Die Ergebnisse der einzelnen Posten addieren sich automatisch und berechnen die Mehrwertsteuer von 19%. Sollten Sie einen anderen Mehrwertsteuerbetrag benötigen, dann passen Sie bitte die entsprechende Excel Formel an.

Weiterhin können Sie die Musterangaben auf der Rechnungsvorlage in Excel gegen Ihre persönlichen Angaben tauschen und damit Ihre eigene Rechnung schreiben. Bitte beachten Sie, dass Sie selbst dafür Sorge tragen müssen, dass die rechtlichen Vorhaben des Finanzamtes erfüllt sind.

Disclaimer: Die Musterrechnung für Kleinunternehmer und die Informationen in diesem Ratgeber, sind nach bestem Wissen und Gewissen erstellt und recherchiert. Jedoch übernimmt kleingewerbe-existenzgruendung.de aus rechtlichen Gründen für die Richtigkeit und Aktualität der Angaben keine Gewährleistung oder Haftung.

Gratis Excel Sheet zum Download 1: Musterrechnung für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG
Gratis Excel Sheet zum Download 2: Musterrechnung für Kleinunternehmer mit Umsatzsteuer

Tipp für offizielle Vorlage: Musterrechnung der IHK Essen zum Gratis Download

Vorteile Rechnungsprogramm gegenüber Rechnung mit Excel Vorlage

Zu Beginn ist es eine gute Idee als Kleinunternehmer seine Rechnung nach unserer Vorlage aus Excel zu schreiben. Wird die Anzahl der Handelspositionen zu groß, dann empfiehlt sich der Umstieg von der Musterrechnung auf eine professionelle Buchhaltungssoftware.

Der Vorteil gegenüber der Excel Vorlage liegt beim Rechnungsprogramm in der vereinfachten Automatisierung von Angebotserstellung, Auftrag und Rechnung schreiben. Weiterhin kann die Steuererklärung beim Kleingewerbe nur noch elektronisch abgegeben werden.

Verfügt das Rechnungsprogramm über eine Schnittstelle zu ELSTER, dann langt dem Kleinunternehmer ein Knopfdruck zur Abgabe beim Finanzamt. Auch können moderne Programme den Austausch und die Kommunikation mit dem Steuerberater erleichtern, was teure Arbeitszeit erspart und die Gebühren der Rechnung verringert.